技能(néng)培训

随着技能(néng)培训市场竞争的不断加剧,跨區(qū)域连锁化经营与创建优势服務(wù)品牌已成為(wèi)企业提升竞争力的重要手段。规模与品牌不仅使企业在市场竞争中占据优势,从而获得更多(duō)的客户和收入回报,同样也会在行业相关的供应链中具备很(hěn)高的资源获取能(néng)力和相对较低的获取成本。因此,在这样的目标驱动下,凡是真正谋求長(cháng)遠(yuǎn)发展的企业,都会不遗余力的去探索扩大经营规模,打造知名品牌的有(yǒu)效途径。而在诸多(duō)的途径当中,更多(duō)被企业经营者所关注的往往是一些“面子”工程,包括与知名机构的战略合作、行业认证、交流活动、校區(qū)形象建设、广告宣传与推广等等,可(kě)以说这些方面的投入常常是一掷千金终不悔。然而,在迅速扩张的形势之下,能(néng)否拥有(yǒu)一套与业務(wù)扩张相配套的管理(lǐ)體(tǐ)系和与之相匹配的管理(lǐ)技术手段支持,让企业不仅提升外在形象,同时也可(kě)以练好“内功”,真正做到“内外兼修”,却往往容易被企业经营者所忽视。也正是因為(wèi)这种忽视,造成了企业在做大之后,难以保持原有(yǒu)的管理(lǐ)效率和赢利水平,各级管理(lǐ)人员也都因企业规模增長(cháng)后带来的沟通、协作的不便而身心疲惫、叫苦不迭,进而影响其对业務(wù)的专注性,甚至工作的积极性,严重的还会造成核心人员的流失。而由于企业管理(lǐ)缺乏规范化、标准化的管理(lǐ)工具,处于对核心人员严重依赖的状态下,核心竞争力受到不良的影响,从而使企业发展陷入恶性循环。

因此,在企业规模不断扩大的发展趋势下,如何保持管理(lǐ)政策的统一性、业務(wù)操作的规范性、营销服務(wù)过程监控的实时性、各部门及人员协同的有(yǒu)效性以及企业经营管理(lǐ)决策的及时性和有(yǒu)效性,并在此基础上,保持行业内的竞争优势和企业发展速度,不断提升企业盈利水平,已经成為(wèi)众多(duō)处于快速发展期的技能(néng)培训机构经营者所面临并亟待解决的问题。

面临的问题

技能(néng)培训行业的日常管理(lǐ)工作应该说是比较繁杂的,从课程的设置、班级的规划与调整、學(xué)员的招募与跟踪、教师与教務(wù)管理(lǐ)、教材与物(wù)资管理(lǐ)、总部与分(fēn)校间的沟通与报表形成等等,各项工作都处在大数据量基础上的动态变化之中。因此,运营过程中的各个关键环节的任职人,均面临着不同的问题:

校長(cháng)面临的问题

经常由于工作需要而外出,对學(xué)校的财務(wù)情况、招生情况、收费情况以及运营过程中的减免优惠和特殊情况处理(lǐ)结果等不能(néng)及时的了解和掌控;

為(wèi)了了解各分(fēn)校的运营情况,经常奔波于总部与分(fēn)校之间,身心疲倦,顾此失彼;

总是到月底才能(néng)拿(ná)到经营报表,执行过程中难以及时掌握第一手资料;

各项工作的落实与跟进,缺乏过程跟踪,很(hěn)多(duō)重要事项到最后才发现有(yǒu)执行偏差,即便能(néng)追究责任,却对工作结果无法补救;

心中规划的大好蓝图,难于切实贯彻到经营全过程,各部门、分(fēn)校和员工间存在较大的执行差异;

企业经营过程中对员工个人的责任心、综合素质、业務(wù)水平的依赖性过高,导致人员招聘与维护成本增高,经营风险增大;

面对竞争对手的强大攻势,难于从客观数据分(fēn)析中找到未来发展的方向,只凭感觉进行决策;

要么舍日常业務(wù)管理(lǐ),顾外联合作的深入谈判,要么身陷日常业務(wù)监管,无力顾及未来发展的思考和运作,分(fēn)身乏术,两者难兼顾。

市场人员面临的问题

用(yòng)尽各种宣传推广方式,组织了很(hěn)多(duō)市场活动,哪些效果好,哪些投入产出比更高,没有(yǒu)准确的数据统计,无法指导未来的工作;

不能(néng)有(yǒu)效收集招生数据,对招生的成功与失败缺乏经验总结;

对现有(yǒu)的學(xué)生特点和来源缺乏深入的分(fēn)析,在激励政策的制定方面难以把握正确的方向,特别是在淡季的时候难以通过市场政策的调整促进招生工作的开展;

经常组织派发活动,但哪个派发地点的效果好,缺乏長(cháng)期的跟踪统计,难以有(yǒu)效评价;

在活动密集的时候,兼职派发人员的工资核算,业绩记录工作量也很(hěn)大,容易出错;

在做绩效统计的时候经常要做重复性的汇总和统计工作,一旦关键岗位人员发生了变化,统计工作更加困难。

总部职能(néng)部门面临的问题

各分(fēn)校的各项物(wù)资是否充足,每天每月的消耗情况如何,库存量是否满足未来业務(wù)需要,各分(fēn)校间是否存在不平衡的情况,需要采購(gòu)或内部调拨,都需要靠人工随时关注,弄不好就影响业務(wù)活动或者造成资金的不合理(lǐ)占用(yòng);

每天拿(ná)着一大叠票据进行对账,分(fēn)校多(duō)还要来回跑,體(tǐ)力和精力消耗都很(hěn)大,对账过程一旦出现错账、乱账,查错、纠错困难重重,沟通协调中容易产生矛盾;

各种统计报表反复要求上报,各分(fēn)校人员有(yǒu)意见,自身收集汇总工作量也很(hěn)大;

总部统一制定的政策是否得到贯彻落实,每项工作开展,是否符合授权的范围,难于跟踪和监管;

哪个项目赚钱,哪个分(fēn)校运作良好,难于得到即时的数据分(fēn)析。

解决方案

正如我们所熟知的,集团管控的基础是对日常运营数据的有(yǒu)效采集,只有(yǒu)全面准确的收集到基础运营数据,才可(kě)能(néng)在此基础上做出有(yǒu)效的分(fēn)析和判断。那么在手工作业的情况下,收集数据已成為(wèi)一项繁重的日常工作,各个环节的人员,都因缺乏现代化的工具,而不断进行着重复性,并且差错叠出,总部的监管职能(néng)难以得到保障,因此,通过信息化的手段收集数据即成為(wèi)建立总部监管机制的第一步。在此基础上,信息化工具要对各分(fēn)校运营情况进行动态的支持,以确保各项工作的有(yǒu)序开展和关键环节的及时把控。最后,则需要对运营全过程的数据进行整合分(fēn)析,而这个过程,应该是由系统自动对运营数据进行分(fēn)析和整理(lǐ),最终以图表的形式,直接展现给管理(lǐ)人员和决策者。

基于对技能(néng)培训行业发展趋势的了解,在多(duō)年技术积累的基础上,我们遵循集中管理(lǐ)、信息共享的原则,打造出技能(néng)培训企业的管理(lǐ)信息化平台。以服務(wù)學(xué)生,提升内部管理(lǐ)效率為(wèi)中心,提供了针对性的信息化管理(lǐ)解决方案,以此来达到以下管理(lǐ)目标:

随时随地的呈现各项经营数据信息;

随时随地的掌握各项工作的处理(lǐ)进展;

随时随地的发现异常情况并进行人為(wèi)干预;

随时随地的获取决策支持;

让工作更轻松,让协作更流畅,让管理(lǐ)更有(yǒu)效,让决策更容易,全面為(wèi)各级人员减压!

系统特点

采用(yòng)B/S架构,有(yǒu)效支持跨地域、集团化技能(néng)培训机构的协同办公需求;

通过互联网将总部与分(fēn)校的管理(lǐ)连接起来,实现数据的集中存储,实时共享;

实现各级工作人员按权限处理(lǐ)业務(wù),查询数据;

通过工作流引擎技术处理(lǐ)跨區(qū)域的审批功能(néng);

通过预设的条件,对关键数据进行预警提醒,保障工作的及时性,减少差错的产生;

软件及数据服務(wù)器集中管理(lǐ),用(yòng)户通过互联网访问,对硬件配置和网络带宽要求不高,部署和运行维护成本较低。

功能(néng)介绍

市场管理(lǐ)

提供对市场宣传、派发活动计划、执行、结果统计与分(fēn)析的全程管理(lǐ)。

提供对兼职派发人员基本信息、参与派发活动记录、工资、等级排行等进行记载。

提供对市场部绩效、费用(yòng)、目标客户群定位的分(fēn)析。

教務(wù)管理(lǐ)

课程管理(lǐ)

可(kě)以增加、修改课程,并按课程类别进行查看。

可(kě)以对不同级别课程的课次、单次课时、所有(yǒu)教材、教具、教學(xué)内容进行设定。

可(kě)以设置并查看公开课。

班级管理(lǐ)

定义班级级别和升级序列规则,增加、管理(lǐ)班级信息,按班级的状态查询班级信息。

定义班级的名称、人数、分(fēn)类、级别、开班周期、课时数、交费标准、是否强制扣费、教材费、相关课程、是否配外教、外教排课方式、班级状态及所属學(xué)校等信息。

可(kě)以对班级进行合并和升级处理(lǐ)。

可(kě)以针对选定的班级自动排课,自动检查冲突,最终课程表,排班方式包括批量排课、假期加课、天天排课和隔天排课。

可(kě)以对班级的剩余课次进行统一的调整。

可(kě)以查看并修改选定班级下的學(xué)生信息、交费明细、考试信息、教學(xué)进度和补课记录。

可(kě)以查看新(xīn)开班的情况。

教室管理(lǐ)

可(kě)以增加、修改教室信息,对教室的容量、用(yòng)途类型、日成本等进行记录。

可(kě)以查看各教室本日及本周的排课情况。

外教管理(lǐ)

可(kě)以记录外教的个人基本情况、计薪方式等信息,查看所有(yǒu)的外教情况。

可(kě)以对外教进行排课,形成任课表,并可(kě)按周查看。

补课管理(lǐ)

可(kě)以查看需要补课的信息提醒,并对已补课的信息进行管理(lǐ)。

考试管理(lǐ)

可(kě)以查看考试信息列表,也可(kě)以按条件进行查询,对无用(yòng)的考试成绩进行管理(lǐ)。

预警提醒

课程提醒:可(kě)提示昨日、今日、本周及本月的课程安排,并对课程进行更新(xīn)。

服務(wù)窗口:处理(lǐ)日常考勤、交费、选课、图书借阅、礼品兑换、信息查看、积分(fēn)充值等业務(wù)。

學(xué)生考勤:服務(wù)窗口中的默认界面,支持刷卡和手动两种考勤方式。

交费向导:通过刷卡或手动录用(yòng)學(xué)生卡号或姓名,即可(kě)进行老生续费退费操作,并自动生成相应的交费标准及交费记录。

选课向导:支持多(duō)种选课的模式,单人班选课(一对一培训)、多(duō)人班选课(小(xiǎo)组课、小(xiǎo)班课、集體(tǐ)课)、报多(duō)门课程(學(xué)多(duō)科(kē),如语文(wén)、数學(xué)、英语)、按老师选课(只选择某个老师的课),先选择要學(xué)的课程,再选择可(kě)以报名的班级(报多(duō)门课程可(kě)一次选择多(duō)个班级),过程中可(kě)以填写學(xué)生的基本资料,可(kě)直接进入交费界面,自动引入班级建立时设置的交费标准,同时可(kě)以选择需要購(gòu)买的物(wù)品,物(wù)品库存数与物(wù)资管理(lǐ)模块相关联,在此领用(yòng)后,物(wù)品的库存总数中自动扣除,交费方式包括现金交费和银行存款,交费记录自动记入财務(wù)模块相应科(kē)目。资料填写完毕,即可(kě)确认收款,并可(kě)打印收据。

图书借阅:可(kě)為(wèi)學(xué)生进行图书借阅服務(wù),并自动生成借书记录。

礼品兑换:可(kě)根据學(xué)生的积分(fēn)兑换等值的礼品,并自动生成礼品的出库记录。

信息查看:可(kě)查看學(xué)生的基本信息,交费信息,上课记录及近期课程。

充入积分(fēn):可(kě)為(wèi)學(xué)生充入积分(fēn)。

考勤提醒:可(kě)以提示出本日學(xué)生出勤信息,并根据需要给家長(cháng)发送短信。

订课窗口及订课查询:可(kě)以处理(lǐ)订课业務(wù)并查询订课情况。

學(xué)费退费管理(lǐ):处理(lǐ)退费业務(wù),对退费學(xué)生、退费金额及退费原因等信息进行记录。

商(shāng)品出售:可(kě)以对经营的商(shāng)品进行销售记录,支持折扣与抹零两种优惠模式,支持现金与银行卡支付,同步更新(xīn)财務(wù)数据。

學(xué)生转班:对學(xué)生进行转班处理(lǐ)。

课表计划提醒:可(kě)以对课表计划进行预警、对课程表和教室课表进行查询。

欠费學(xué)生提醒:可(kě)以提供订金欠费预警、欠费學(xué)生预警、已欠费學(xué)生提示、同步欠费學(xué)生信息,查询个人收款情况。

學(xué)生管理(lǐ)

可(kě)以建立和更新(xīn)學(xué)生档案信息。

可(kě)以对學(xué)生的交费、回访、上课、补课、教师、考试成绩等信息进行编辑和查询。

可(kě)以按分(fēn)校、就读状态、来源分(fēn)类查询學(xué)生信息。

可(kě)以对回访结果进行查询;

可(kě)以对學(xué)生上课的教室进行查询;

可(kě)以对學(xué)生生日进行查询;

可(kě)以面向选定的學(xué)生群发短信;

可(kě)以查询學(xué)生成绩对比。

考勤管理(lǐ)

可(kě)以查询學(xué)生出勤信息。

可(kě)以对今日未到的學(xué)生进行考勤处理(lǐ)和短信发送。

非在籍學(xué)生

可(kě)以对咨询过的非在籍學(xué)生信息进行查询和跟进,记录回访情况,设定下次回访时间和提醒功能(néng)。

可(kě)以对非在籍學(xué)生的来源、意向、积极性等信息进行查询和分(fēn)析。

教师相关应用(yòng)

我的班级

可(kě)以查看和编辑教师本人授课的班级基本信息、课程表、學(xué)生信息、交费明细、考试信息、教學(xué)进度及补课记录。

我的课程

可(kě)以查看教师本人今日、明日、本周、本月、已上和未上的课程信息。

可(kě)以编辑本人的外部课程安排。

我的绩效

可(kě)以查看教师本人绩效情况,包括各个班级的本月课时数、课时费、开班日、升班情况、续班率、流失人数、当月的出勤记录以及整體(tǐ)的代课数、总课时数、公开课数、本年流失人数、总课时费等信息。

我的學(xué)生

可(kě)以按班级查看本人授课的學(xué)生信息、交费记录、上课记录、补课记录和考试成绩。

补课记录管理(lǐ)

可(kě)以按班级管理(lǐ)下属學(xué)生的补课记录。

學(xué)生催费管理(lǐ)

查询已欠费和需要催费的學(xué)生信息。

成绩管理(lǐ)

可(kě)以记录和修改本人授课班级的考试成绩。

作业管理(lǐ)

可(kě)以编辑本人授课班级的作业信息。

评语管理(lǐ)

可(kě)以编辑对本人授课各个班级下属學(xué)生的评语。

行政部门相关应用(yòng)

行政管理(lǐ)

可(kě)以对会议安排、会议动态和会议纪要进行管理(lǐ)。

可(kě)以对资产的登记、管理(lǐ)、调拨、交接、报废等进行处理(lǐ)和查询。

可(kě)以对刊物(wù)进行入库、查询、借阅、归还等处理(lǐ)。

可(kě)以对礼品兑换情况进行记录和统计。

可(kě)以对公文(wén)的模板进行管理(lǐ)。

库存管理(lǐ)

可(kě)以对商(shāng)品出售进行记录。

可(kě)以查看并处理(lǐ)各部门的物(wù)资预定申请。

可(kě)以对入库商(shāng)品的数量、成本、销售价、关联的会计科(kē)目等进行记录。

可(kě)以对出库信息进行记录。

可(kě)以对學(xué)生刷卡领书进行处理(lǐ)。

可(kě)以对库存情况进行查询和修改。

可(kě)以对物(wù)资进行调拨和报损。

可(kě)以对库存情况进行预警。

可(kě)以按分(fēn)校查看库存情况、按套查询教材情况。

人事部门相关应用(yòng)

考勤管理(lǐ)

可(kě)以按日、月查询考勤情况。

工资管理(lǐ)

可(kě)以按员工记录基本工资、考勤扣款信息、保险补贴、补助、带班费、续班费、绩效考核及流失學(xué)生扣款及工资总额等信息;

可(kě)以按月查看工资情况。

可(kě)以查看全部工资档案。

绩效管理(lǐ)

可(kě)以设置并查询教师绩效考核信息。

可(kě)以查询续班率,可(kě)以对续班率进行手工调整,调整记录将被记载。

可(kě)以对插班學(xué)生、转班學(xué)生和流失學(xué)生进行调整。

档案管理(lǐ)

可(kě)以建立并更新(xīn)员工档案。

可(kě)以查看整體(tǐ)员工档案信息。

生日提醒

可(kě)以提供本月及明日过生日员工信息的提醒。

财務(wù)部门相关应用(yòng)

收入管理(lǐ)

办理(lǐ)交费业務(wù),对书费、學(xué)费、商(shāng)品销售情况进行记录和查询。

可(kě)以对储值卡进行管理(lǐ)。

对即将欠费和已经欠费的學(xué)生进行查询。

对订金欠费學(xué)生和订金退费學(xué)生进行查询和业務(wù)处理(lǐ)。

对其他(tā)收入进行管理(lǐ)。

费用(yòng)管理(lǐ)

对费用(yòng)的总账及明细科(kē)目进行设置,对费用(yòng)支出进行记录和修改。

按科(kē)目进行费用(yòng)查询和处理(lǐ)。

对费用(yòng)修改历史进行查询。

对各分(fēn)校的费用(yòng)情况进行查询和处理(lǐ)。

资产管理(lǐ)

对资产相关科(kē)目进行设置和处理(lǐ)。

按科(kē)目、年、月、學(xué)校等条件,对资产信息进行查询和统计。

对资产修改历史进行查询。

负债管理(lǐ)

对负债相关科(kē)目进行设置和处理(lǐ)。

按科(kē)目、年、月、學(xué)校等条件,对负债信息进行查询和统计。

对负债修改历史进行查询。

所有(yǒu)者权益

对权益相关科(kē)目进行设置和处理(lǐ)。

按科(kē)目查询权益信息。

权益修改历史查询。

校長(cháng)相关应用(yòng)

工作任務(wù)

制定工作任務(wù)并下发。

查看所有(yǒu)及过期工作计划。

查看所有(yǒu)、未读、本月工作总结。

查询本月及上月未提交总结的员工。

财務(wù)信息

查看损益表、资产负债表、财務(wù)日报、现金日记账、银行日记账。

查看各分(fēn)校的应收账款情况。

按日、周、月、年查询现金流明细。

查询现金、存款及现金流总额情况。

对學(xué)费修改、學(xué)费减免、學(xué)费打折、特殊學(xué)费、推荐卡、零书费等进行监控。

对未交费學(xué)生、试听學(xué)生的情况进行监控。

对应收學(xué)费情况进行监控。

分(fēn)校对账

按日、周、月、年进行各分(fēn)校的现金账、银行账及损益表对账。

决策分(fēn)析(分(fēn)析数据及图表均由系统自动生成)

课程分(fēn)析:按月、年、整體(tǐ)和班级对课程热度进行排行。

班级分(fēn)析:提供班级一览表、近期开班计划查询。

學(xué)员分(fēn)析:按分(fēn)校统计各年级在读學(xué)生人数分(fēn)布情况,对學(xué)员年级分(fēn)布查询分(fēn)析,对學(xué)员的就读學(xué)校进行分(fēn)析,对學(xué)校年级分(fēn)布进行分(fēn)析,对考试成绩排行进行查询,对转班、插班、流失學(xué)生进行查询。

招生效果分(fēn)析:对招生总人数、人次、新(xīn)生、转化率、试听人数、班级数及本月收入、费用(yòng)、收入累积情况进行统计分(fēn)析。

财務(wù)预测分(fēn)析:根据班级的升班情况、新(xīn)生情况以及完成授课的情况预测未来收入情况。

财務(wù)对比分(fēn)析:提供各月份与上一年度的收入、费用(yòng)、人数的对比分(fēn)析。

协同办公相关应用(yòng)

个人办公

咨询记录:根据实际情况记录来電(diàn)或来访咨询的人员信息,并可(kě)记录其参加公开课的情况,做回访记录,并设置下次回访提醒。

每日提醒:系统将根据事先设定好的时间将当日需要回访的學(xué)生列表显示出来。

電(diàn)子邮件:可(kě)在學(xué)校内部进行邮件的收发,收到新(xīn)邮件系统在桌面会自动提醒。

内部短信:可(kě)与在線(xiàn)人员即时聊天或发送邮件,可(kě)以给离線(xiàn)人员留言,对方上線(xiàn)后系统会弹出留言短信窗口。

工作总结:完成个人工作总结,并上报至选定的主管,发送后主管窗口将弹出提醒;如果未上报至主管,则将显示在未提审总结中。

个人通讯方式:可(kě)以对自己的通讯方式进行填写和更新(xīn)。

个人档案:可(kě)以对个人档案进行填写和更新(xīn)。

个人资料维护:可(kě)以对个人登陆名及密码进行修改。

我的學(xué)生:可(kě)以查询自己所招學(xué)生的基本信息、回访记录、交费记录、上课记录、补课记录、考试成绩、教师信息、就读状态等信息,并可(kě)对联系方式进行修改,可(kě)发送短信。

學(xué)生退费:可(kě)以查询自己相关學(xué)生的退费信息。

工作计划

可(kě)以制定、查询和修改本日、本周、本月工作计划。

可(kě)以对计划设置提醒功能(néng),并查看设置了提醒的工作计划内容。

可(kě)以查看未完成和已完成的工作计划。

辅助办公

提供网址大全、天气预报、地图、在線(xiàn)翻译、邮编區(qū)号查询、IP地址查询、火車(chē)时刻表查询、火車(chē)票预定、飞机航班查询等常用(yòng)工具网址链接功能(néng)。

公用(yòng)信息

通知:可(kě)发布、查看和管理(lǐ)各类通知,收到新(xīn)通知,系统会在桌面弹出提示。

会议动态:可(kě)查看会议列表、会议内容、会议状态及会议纪要。

员工通讯录:可(kě)编辑和查看员工的通讯信息。

组织架构:可(kě)查看部门、岗位及任职人的信息。

教师考勤:可(kě)对教师进行考勤。

发起协作:可(kě)以新(xīn)建工作,并提交审核,可(kě)以查询已经发起的工作及目前的状态。

工作流转:可(kě)以查看并处理(lǐ)待办工作。

协作管理(lǐ):可(kě)以对协作工作进行查询和监控,对滞后事项进行催办。

知识管理(lǐ)

规章制度:可(kě)在學(xué)校内部进行各种文(wén)档类规章制度的发布,以方便大家随时查阅。

大事记录:可(kě)记录學(xué)校发生各类有(yǒu)纪念意义的大事件,以供全员了解學(xué)校的发展历程。

學(xué)校计划

可(kě)设置和发布本日、本周、本月學(xué)校整體(tǐ)工作计划,相关人员会在桌面收到提醒。

信息交流

可(kě)以在交流论坛发贴,也可(kě)以发布内部短消息。

基础设置

员工管理(lǐ)

对系统用(yòng)户及登陆日志(zhì)进行管理(lǐ)。

系统设置

对部门、岗位及权限组进行管理(lǐ)。

扩展功能(néng)与外部接口

一卡通集成

通过學(xué)员ID卡建立一卡通體(tǐ)系,实现考勤、交费、查询等各项功能(néng)。

来電(diàn)管理(lǐ)

实现来電(diàn)弹屏,根据来電(diàn)号码自动弹出相关學(xué)员/線(xiàn)索的信息。

電(diàn)话录音,可(kě)自动录制通话,可(kě)以方便查询。

家校通

家長(cháng)可(kě)以通过此功能(néng)对學(xué)生缴费情况、上课情况及考试成绩等进行随时的了解。

短信通

學(xué)校可(kě)以通过此功能(néng)发布市场推广短信、學(xué)生交费与催费短信、學(xué)生出勤情况反馈短信等,与家長(cháng)之间建立更好的沟通。

相关案例