物(wù)业管理(lǐ)

随着百姓生活水平日益提高,房地产行业的迅猛发展,相关的法律法规不断建全,物(wù)业行业的市场环境发生了巨大的变化,我國(guó)物(wù)业管理(lǐ)经过20余年的探索和实践,其巨大的社会效益、环境效益、经济效益、强大的生命力和广阔的发展前景日益显著,物(wù)业行业已经成為(wèi)一个朝气蓬勃的朝阳产业。

物(wù)业管理(lǐ)企业在享受着市场繁荣带来巨大机遇的同时也面临着严峻的挑战,从事物(wù)业管理(lǐ)的企业越来越多(duō)但又(yòu)良莠不齐,激烈的市场竞争导致行业的整體(tǐ)利润偏低,同时业主的服務(wù)意识、维权意识日益提高这也导致了很(hěn)多(duō)企业举步维艰。

物(wù)业管理(lǐ)企业在新(xīn)的环境下站稳脚跟并取得長(cháng)足发展,集约化管理(lǐ)、标准化管理(lǐ)、精细化管理(lǐ)已经成為(wèi)必由之路,随着物(wù)业管理(lǐ)行业市场化程度的逐步提高,新(xīn)的管理(lǐ)模式也应运而生,集团集约化管理(lǐ)方面的需求也随之增多(duō),集团总公司对各分(fēn)管处的直接控制和监管、各分(fēn)管处对各自物(wù)业管理(lǐ)功能(néng)的信息化实现、集团总公司内部的信息化管理(lǐ)正在逐步地加强。

品牌经营成為(wèi)物(wù)业企业竞争的主要手段,企业内部管理(lǐ)规范化程度需要上升到新(xīn)的高度。由总部统一制定政策、操作规范和目标考核體(tǐ)系,由业務(wù)部门负责在公司制定的框架下执行具體(tǐ)的业務(wù)。而企业规范的执行和落实成公司总部关注的焦点,企业的信息化将成為(wèi)公司的政策制度落到实处的有(yǒu)效手段。

同时,业主选择住宅时关注的不仅是房屋的质量、布局和园區(qū)的绿化,还有(yǒu)小(xiǎo)區(qū)的物(wù)业管理(lǐ)水平。然而我國(guó)物(wù)业管理(lǐ)还处于发展阶段,从业人员的素质良莠不齐,物(wù)业管理(lǐ)还存在很(hěn)多(duō)的不足,近年来业主和物(wù)业管理(lǐ)公司纠纷不断,问题多(duō)多(duō),这些问题都制约着物(wù)业公司的发展和壮大。因此业主和物(wù)业管理(lǐ)公司迫切要求采用(yòng)网络化的物(wù)业管理(lǐ)信息系统,提高物(wù)业管理(lǐ)效率,提升资源的共享利用(yòng)率,為(wèi)物(wù)业管理(lǐ)提供新(xīn)的经济增長(cháng)点和長(cháng)期可(kě)持续的发展空间。

而如何更好地运用(yòng)现代化管理(lǐ)手段,对于國(guó)内物(wù)业管理(lǐ)公司来说是一个极大的挑战。借鉴國(guó)外优秀的商(shāng)业智能(néng)化物(wù)业管理(lǐ)理(lǐ)念以及國(guó)内优秀物(wù)业管理(lǐ)企业的管理(lǐ)模式,同时融入本身的管理(lǐ)要求,成為(wèi)每个物(wù)业管理(lǐ)公司所迫切关心的主题;而信息化、自动化、标准化管理(lǐ)理(lǐ)念的引入将是物(wù)业管理(lǐ)公司取得成功的快捷及必由之路。

面临的问题

物(wù)业问题多(duō)、繁、杂,企业经营管理(lǐ)难度大,不同岗位的人员都面临着较多(duō)的问题和困惑:

总经理(lǐ):

同时管理(lǐ)众多(duō)楼盘,总经理(lǐ)分(fēn)身乏术,无法在第一时间掌握企业的全面情况。

物(wù)业工作需要认真细致,但是有(yǒu)些从业人员素质低,责任心不强,导致投诉率较高。

问题处理(lǐ)不及时,结果使小(xiǎo)事变成了大事,最终矛盾激化。

公司有(yǒu)完善的规章制度,但是到了最后的执行环节就总是走了样变了味。

物(wù)业行业人员流动性大,不断地培养新(xīn)人,浪费了大量的时间和成本。

物(wù)业收费难,业主总是有(yǒu)理(lǐ)由不交物(wù)业费,甚至要求更换物(wù)业公司。

物(wù)业行业利润低,需要精打细算、节约成本。

物(wù)业行业竞争激烈,企业的生存和发展时刻面临巨大的挑战。

客服人员:

工作繁忙,每天处理(lǐ)大量的投诉、报修、服務(wù)的问题,经常受到业主报怨、领导批评,压力很(hěn)大。

出现问题无论是记在本上还是录到Excel里,查找起来都不方便,没经过本人的事情更是理(lǐ)不出头绪。

许多(duō)问题客服人员只是负责协调,诸如维修、绿化、保洁等等工作做得不好,却要无辜地承受业主报怨。

在繁重的日常工作之外,还要把问题归类整理(lǐ),向领导汇报,工作量很(hěn)大。

财務(wù)人员:

物(wù)业费计算繁重而复杂,几千户人家每家该交多(duō)少钱,谁家已经交了,谁家还没交,谁家只交了一部分(fēn)……那一筆(bǐ)算错了,都会给企业带来损失。

收费是一件繁重的工作,收钱、记录、开收据、追缴……需要投入大量的人力物(wù)力。

日常业務(wù)收支频繁,需要对财務(wù)数据及时统计,并随时分(fēn)析财務(wù)状况、防范风险、降低成本,责任重大。

解决方案

我们基于对物(wù)业管理(lǐ)行业发展趋势的了解,在多(duō)年技术积累的基础上,遵循集中管理(lǐ)、信息共享的原则,打造物(wù)业管理(lǐ)企业的信息平台。

我们為(wèi)企业建立统一的管理(lǐ)平台,对楼宇、房屋、业主资料、收费、投诉、报修、服務(wù)、设备设施、绿化、保洁、保安、库房等各项业務(wù)进行全面管理(lǐ),无论身在那里只要能(néng)上网就可(kě)以随时掌握企业情况。信息系统的数据全面、及时、准确、真实,能(néng)够有(yǒu)效杜绝人為(wèi)漏洞。

物(wù)业管理(lǐ)系统更关注各项工作的细节,将工作中的重点和难点整合到软件中,帮助各级的管理(lǐ)者安排工作有(yǒu)序地进行,绝大多(duō)数的问题在基层就可(kě)以解决,全面提高企业管理(lǐ)质量。

各级管理(lǐ)者可(kě)以通过物(wù)业管理(lǐ)系统在第一时间掌握业務(wù)现状,及时发现问题解决问题。物(wù)业管理(lǐ)系统还对各项业務(wù)的重要环节提供提前预警功能(néng),使相关人员有(yǒu)充足的时间做好准备,做到防患于未然。

在物(wù)业管理(lǐ)系统中各项工作即紧密关联又(yòu)相互制约,形成高效运转的闭环的系统,一个环节出现问题其它环节马上受到影响,信息系统的应用(yòng)将促使各部门之间相互督促,加强企业内部的沟通与协调,推进企业制度有(yǒu)效落实。

信息系统中有(yǒu)着各项业務(wù)的详细历史记录,不会因為(wèi)人员更迭而受影响,能(néng)够帮助新(xīn)员工迅速熟悉业務(wù),物(wù)业软件操作方便使用(yòng)简单,也可(kě)以帮助新(xīn)员工迅速进入工作状态。

提高服務(wù)质量是解决收费难问题的根本途径,物(wù)业管理(lǐ)系统将帮助企业及时有(yǒu)效地解决业主遇到的问题,同时通过对详尽资料地分(fēn)析,对业主提供个性服務(wù),让业主时刻感受到物(wù)业公司的关怀与温暖,使企业的服務(wù)质量全面提升。

物(wù)业管理(lǐ)系统可(kě)以帮助企业可(kě)以及时了解财務(wù)状况,找到问题所在,推进企业的精细管理(lǐ)。同时物(wù)业管理(lǐ)系统应用(yòng)的本身也可(kě)以帮助企业大幅提升工作效率,减少人员、节约开支。

物(wù)业管理(lǐ)系统将会成為(wèi)客服人员的好帮手,繁杂的日常工作在软件中一目了然,各项工作的进展程度也会清清楚楚,对重要工作会提前预警,工作再繁杂也可(kě)以从容面对了。物(wù)业管理(lǐ)系统又(yòu)是最好的档案簿,企业的所有(yǒu)信息都充分(fēn)共享,客服人员可(kě)以清楚地理(lǐ)清问题的来龙去脉,从而更好地解决业主的问题。物(wù)业管理(lǐ)系统对各项业務(wù)进行整合,那一个环节出现问题在系统中会马上暴露出来,如果得不到及时解决各级领导乃至总经理(lǐ)都会知道,多(duō)方面力量会促进问题及时解决,客服人员也会少受无辜的报怨。物(wù)业管理(lǐ)系统有(yǒu)强大的分(fēn)析统计功能(néng),自动生成各种报表,帮助相关人员从繁重的统计工作中解脱出来,用(yòng)更多(duō)的时间去关注自身业務(wù)。

物(wù)业管理(lǐ)系统是财務(wù)人员很(hěn)好的计算器,复杂的计算工作轻松完成,使财務(wù)人员彻底地从繁重的手工劳动中解脱出来。物(wù)业管理(lǐ)系统有(yǒu)着完善的收费管理(lǐ)功能(néng),帮助相关人轻松完成收费工作,操作方便、流程规范、有(yǒu)效地杜绝人為(wèi)漏洞。物(wù)业管理(lǐ)系统对财務(wù)收支两条線(xiàn)进行管理(lǐ),随时监控内部现金收支情况,各种报表自动生成,对财務(wù)数据提供全面分(fēn)析,使财務(wù)人员及时了解企业财務(wù)状况,及时发现问题、规避风险、降低成本、提升企业效益。

树立良好的公司品牌是企业能(néng)在激烈市场竞争中胜出的关键,而良好品牌的建立是公司整體(tǐ)素质的综合體(tǐ)现。物(wù)业管理(lǐ)系统将帮助物(wù)业公司整合企业资源、规范业務(wù)流程、关注服務(wù)细节、提升工作效率,提升企业的管理(lǐ)水平和服務(wù)质量。

将帮助物(wù)业管理(lǐ)走向管理(lǐ)正规化、工作程序化、决策科(kē)學(xué)化,有(yǒu)效提升企业核心竞争力,使企业在市场竞争中站稳脚跟并脱颖而出。

小(xiǎo)區(qū)物(wù)业信息化解决方案系统架构图

系统特点

实现集中式管理(lǐ)。采用(yòng)B/S架构,打破时间、空间的限制,通过互联网将总公司、分(fēn)公司、管理(lǐ)处连接起来,实现数据集中存储、实时共享,為(wèi)物(wù)业企业提供一个可(kě)24小(xiǎo)时运行的信息管理(lǐ)平台。

真正的网络化管理(lǐ),降低部署和运营成本,提高系统安全性。支持互联网连接,客户端只要能(néng)够上网就可(kě)使用(yòng),对服務(wù)器的硬件配置和网络带宽的要求比较低,因此能(néng)够降低部署和运行成本;通过集中管理(lǐ),不仅提高了系统的安全性,更降低了网络和其它硬件设备的维护成本。

安全便捷的权限管理(lǐ),确保数据准确及客户信息高度保密。可(kě)根据不同层级的操作人员的角色及工作内容设置相应的权限,权限可(kě)以精确分(fēn)配到菜单及按钮上,权限控制严密,权限分(fēn)配机制灵活,确保数据准确并避免客户服務(wù)信息外泄。

全方位的房产管理(lǐ),提高工作效率及信息准确度。系统可(kě)根据楼盘、单元、楼层、房号等信息,自动生成房间号和房间资料,避免了手工录入的繁琐及可(kě)能(néng)出现的失误,并可(kě)通过多(duō)种条件对房产资料和客户信息检索,提高了工作效率和准确性。

周到细致的客服管理(lǐ),提升业主满意度。对业主的报修能(néng)详细记录存档,并能(néng)进行派工及填写执行情况,保证各项保修工作的完整性、可(kě)追溯性;通过对报修、投诉的快速响应及全程跟踪记录,提升业主满意度。对园區(qū)的安保、绿化等进行全方位管理(lǐ),详细记录每天安保的排班记录以及出入情况等,对绿化带的日常维护进行记录。

强大的收费管理(lǐ)功能(néng),业主缴费情况清晰可(kě)见。自动计算打印缴费通知单,跟踪业主缴费,支持批量缴费功能(néng),提供缴费进度图查询;记录缴费情况,可(kě)对欠费情况进行查询、预警;系统还提供费用(yòng)减免业務(wù)处理(lǐ)。通过收费明细及汇总查询使业主缴费情况清晰可(kě)见,从全方位角度对物(wù)业收费进行管理(lǐ)。

财務(wù)管理(lǐ)辅助功能(néng),帮助财務(wù)人员统计分(fēn)析资金收支情况。支持资金项目自定义;费用(yòng)减免、赠送物(wù)业服務(wù)流程自定义;可(kě)制定年度收支计划,随时监控内部现金收支情况;年度财務(wù)收支计划和实际的对比分(fēn)析,企业的账務(wù)往来情况一目了然,為(wèi)来年公司财務(wù)预算提供依据。通过统计报表的查询,帮助财務(wù)人员快速了解物(wù)业公司收入、支出、应收等财務(wù)数据。

精细化的设备设施管理(lǐ)减少了损耗。可(kě)记录每个设备的基本属性、技术参数、检测参数和配件附件等详细信息;还可(kě)对保养、维修、巡查的全过程进行跟踪记录,并自动提醒用(yòng)户到期执行;同时可(kě)对公共物(wù)业的水、電(diàn)等消耗情况进行记录、查询分(fēn)析。

全面清晰的仓库管理(lǐ),随时掌握物(wù)品出入库情况。对物(wù)业管理(lǐ)活动中所需物(wù)料进行计划、采購(gòu)、领用(yòng)、借用(yòng)、归还等管理(lǐ),可(kě)动态监控库存情况,并可(kě)建立、查询供应商(shāng)档案,控制物(wù)品的采購(gòu)、入库、出库全过程,对年度所需物(wù)料计划和实际的对比分(fēn)析,為(wèi)来年物(wù)料计划提供依据。

高效的协同办公管理(lǐ),进一步提升企业形象。為(wèi)物(wù)业企业日常办公活动提供電(diàn)子化手段,可(kě)以及时发布、了解企业新(xīn)闻、公告,并可(kě)在论坛上畅所欲言,促进物(wù)业企业员工之间的沟通交流。

方便快捷的业主沟通平台。系统提供一个物(wù)业公司和业主,以及业主与业主之间的沟通平台,物(wù)业公司可(kě)以快速的发布相关的信息,以便业主不出门也可(kě)以了解整个园區(qū)的相关信息,业主可(kě)以通过网络了解自己的缴费情况,可(kě)以对物(wù)业公司的不合理(lǐ)情况进行投诉,以及通过网络进行报修等。

及时有(yǒu)效的监控预警。系统针对物(wù)业管理(lǐ)中关键业務(wù)进行实时监控、预警,提取关键数据在首页中给予预警提醒。包括对各楼盘小(xiǎo)區(qū)的设备设施的巡查、保养、维修的预警提醒;对业主的报修申请及时提醒;对即将到期的合同进行预警提醒;对业主的投诉监控提醒等。物(wù)业管理(lǐ)人员可(kě)以控制不同楼盘的预警提醒的相关查询,使管理(lǐ)人员的工作事半功倍,提高工作效率。

周到的业主关怀,拉近物(wù)业管理(lǐ)者与业主之间的距离。提供短信平台功能(néng),通过短信功能(néng)可(kě)定期向业主发送节日、生日祝福; 缴费、欠费通知;物(wù)业短信公告等信息,使业主感受到周到的关怀,缩短物(wù)业管理(lǐ)者与业主彼此之间的空间距离,使管理(lǐ)更上一层楼。

与办公软件无缝连接,可(kě)将查询、报表数据导出到Excel程序,进行进一步数据分(fēn)析。

功能(néng)介绍

房产管理(lǐ)

房产管理(lǐ)模块包括建立楼盘、楼宇、楼层、房间、楼盘平面图、收费项目等基础资料信息。对内部共享的基础资料进行管理(lǐ)。系统提供了对楼宇、房间等信息的生成向导及房间信息EXCEL数据导入功能(néng)。提供收费项目关联功能(néng),可(kě)批量快速定义不同房间的对应收费项目。支持房间面积变更,并根据变更面积差,自动计算收费差额。

入住管理(lǐ)

通过对入住小(xiǎo)區(qū)各业主档案的建立,发放业主入住通知单,并跟踪业主入住时间,入住验收结果、收费情况等信息、根据验收结果办理(lǐ)入住退款业務(wù),以及业主变更和钥匙变更等事项的及时跟踪管理(lǐ)。

收费管理(lǐ)

收费管理(lǐ)是小(xiǎo)區(qū)物(wù)业管理(lǐ)的重要环节。系统通过自动计算打印缴费通知单,跟踪业主缴费情况。包括业主缴费、费用(yòng)减费、欠款查询等功能(néng)。

客服管理(lǐ)

业主入住后当其提出报修服務(wù)申请后,系统自动生成受理(lǐ)单,受理(lǐ)单中详细记载报修人、其所对应的楼盘房间、联系電(diàn)话、预约时间、故障现象等信息。物(wù)业管理(lǐ)者通过选择受理(lǐ)单同时进行派工。维护人员维护后,还可(kě)以通过对受理(lǐ)单进行相关结算业務(wù)处理(lǐ)。如果业主对所提供的服務(wù)有(yǒu)意见,可(kě)以通过電(diàn)话、互联网等进行投诉并对投诉处理(lǐ)结果进行评价,也可(kě)以对投诉处理(lǐ)流程进行全程跟踪,或查询历史投诉记录。另外,系统还支持通过短信平台,向业主发送节日、生日祝福;缴费、欠费通知;以及发送短信公告等形式的客户关怀。帮助物(wù)业管理(lǐ)者加强与客户的沟通,及时处理(lǐ)客户提出的服務(wù)申请,提高客户满意度。

财務(wù)管理(lǐ)

物(wù)业公司通过对资金收入、支出等项目的设置,编制资金计划。对物(wù)业管理(lǐ)所涉及的费用(yòng)进行登记。管理(lǐ)者可(kě)选择一定时间范围对收入、支出进行统计查询,并可(kě)以与资金计划进行对比分(fēn)析。

合同管理(lǐ)

合同管理(lǐ)是小(xiǎo)區(qū)物(wù)业管理(lǐ)者对外的业務(wù)事项和往来的合同进行管理(lǐ),可(kě)以帮助管理(lǐ)者更好的对合同事務(wù)进行及时登记和跟踪。

设施管理(lǐ)

设施管理(lǐ)模块实现建立设备档案、制定和执行设备保养计划、管理(lǐ)设备保养记录和设备故障记录等功能(néng),实现管理(lǐ)处对小(xiǎo)區(qū)内各项设备的全面管理(lǐ)。设备管理(lǐ)模块同时提供对小(xiǎo)區(qū)各房间的能(néng)耗管理(lǐ)功能(néng),通过对各能(néng)耗的价格设置以及定期的能(néng)耗抄报,系统将会自动计算各项能(néng)耗费用(yòng),生成缴费通知单。并方便管理(lǐ)人员进行查询。

仓库管理(lǐ)

对物(wù)业小(xiǎo)區(qū)内物(wù)品进行管理(lǐ)。管理(lǐ)者通过物(wù)品需求计划制定小(xiǎo)區(qū)物(wù)品的購(gòu)置申请。从物(wù)品入库、出库、归还等角度对小(xiǎo)區(qū)内物(wù)品进行跟踪管理(lǐ)。系统提供库存统计对比分(fēn)析功能(néng)。帮助更好的管理(lǐ)物(wù)品,及时发现问题、控制成本流出。

安保管理(lǐ)

对物(wù)业小(xiǎo)區(qū)安保进行管理(lǐ)。管理(lǐ)者通过班次对安保人员进行排班。根据排班记录快速查看每个月的排班情况,记录每天每班次值班情况,同时系统还提供访客的出入登记表。能(néng)够帮助物(wù)业公司及时对安保询查过程中所存在的问题进行解决。

绿化管理(lǐ)

提供对小(xiǎo)區(qū)里的树种、草(cǎo)种、绿化带等基本信息的维护,以及日常对绿化带的维护管理(lǐ)。系统会根据对小(xiǎo)區(qū)绿化信息的录入及维护记录,做到对小(xiǎo)區(qū)绿化的综合统计分(fēn)析。

車(chē)位管理(lǐ)

采用(yòng)分(fēn)區(qū)域管理(lǐ)的办法,对整个小(xiǎo)區(qū)内的車(chē)位信息进行综合管理(lǐ),包括出租出售的車(chē)位。根据出租协议收取出租费用(yòng)。需要时可(kě)以快速查询到出租車(chē)位的車(chē)主信息。

业務(wù)提醒

包括对入住应收款、合同、服務(wù)派工、缴费通知等业務(wù)的提醒和业務(wù)处理(lǐ)。

费用(yòng)查询

客户通过互联网实时查询任意期间的常规费用(yòng)、抄表费用(yòng)、临时费用(yòng)以及交款和欠款情况。客户查询的所有(yǒu)数据均来自物(wù)业管理(lǐ)系统。

辅助办公

针对物(wù)业公司内部管理(lǐ)需要,提供了资料管理(lǐ)、文(wén)件公告、企业论坛等辅助办公功能(néng)。為(wèi)物(wù)业公司提供全面的信息化管理(lǐ)解决方案。

业主平台

為(wèi)业主和物(wù)业公司、业主与业主之间搭建的沟通的平台。

物(wù)业公司对业主平台进行后台的维护,主要包括发布新(xīn)闻公告,对业主平台的栏目进行维护,对业主发布不合理(lǐ)的帖子进行维护,以及维护图片信息和联系方式等。

业主可(kě)以在业主平台上查看自己的缴费信息,浏览物(wù)业公司发布的各类新(xīn)闻公告,同时可(kě)以再网上进行报修、投诉等。而且可(kě)以小(xiǎo)區(qū)论坛中发表自己的观点、信息等。

综合功能(néng)

流程管理(lǐ)

包括发起新(xīn)的业務(wù)流程、处理(lǐ)待办事宜,查看已办事宜等功能(néng)。流程管理(lǐ)是整个协同办公系统的重要组成部分(fēn),用(yòng)户发起新(xīn)的业務(wù)流程,也可(kě)以监控流程处理(lǐ)状态并通过邮件、短信等方式对业務(wù)流程进行催办。

领导查询

领导查询模块可(kě)以方便、快捷地查询各种报表。使物(wù)业高级管理(lǐ)人员对业務(wù)过程和企业资源进行科(kē)學(xué)、有(yǒu)效、及时的优化配置、监管和严格控制。

职位管理(lǐ)

职位管理(lǐ)模块是建立本公司内部的各种职位和部门信息。

人事管理(lǐ)

人事管理(lǐ)模块是输入企业人员信息及人员的调动、任职等信息,包括人员信息管理(lǐ)、劳动关系管理(lǐ)、人事业務(wù)处理(lǐ)、人员分(fēn)组和综合统计分(fēn)析。

权限管理(lǐ)

权限管理(lǐ)模块是分(fēn)配各个操作员的操作权限,包括角色类型、角色维护、用(yòng)户定义、用(yòng)户权限分(fēn)配和日志(zhì)管理(lǐ);角色类型、用(yòng)户定义以及权限分(fēn)配等功能(néng)。权限分(fēn)配能(néng)够将人员通过定义不同的角色以及该角色具有(yǒu)的功能(néng)权限和数据权限。日志(zhì)管理(lǐ)可(kě)以查询出登陆人员的登陆时间、操作过程等信息。

物(wù)业公告

物(wù)业管理(lǐ)处可(kě)以通过此功能(néng)在网上及时发布各种物(wù)业管理(lǐ)信息。

企业论坛

提供给业主和物(wù)业管理(lǐ)人员发表意见和沟通感情的交流平台。通过此平台,增加物(wù)业管理(lǐ)的透明度,更好的促使物(wù)业管理(lǐ)处為(wèi)业主提供专业化的服務(wù)。

行政管理(lǐ)

提供物(wù)业管理(lǐ)过程中所涉及到的行政管理(lǐ)网络办公平台。包括公共信息、新(xīn)闻中心、公文(wén)管理(lǐ)、规章制度、会议管理(lǐ)、車(chē)辆管理(lǐ)、行政管理(lǐ)和费用(yòng)申报管理(lǐ)等。

随着物(wù)业管理(lǐ)行业市场化程度的逐步提高,市场竞争对物(wù)业企业的运营管理(lǐ)提出新(xīn)的要求和挑战。 其管理(lǐ)内容包括了住宅小(xiǎo)區(qū)、写字楼、商(shāng)业设施等多(duō)元化的项目开发、销售和租赁等等。随着管理(lǐ)项目的增多(duō),新(xīn)的管理(lǐ)模式也应运而生,集团集约化管理(lǐ)方面的需求也随之增多(duō),集团总公司对各分(fēn)管处的直接控制和监管、各分(fēn)管处对各自物(wù)业管理(lǐ)功能(néng)的信息化实现、集团总公司内部的信息化管理(lǐ)正在逐步地加强。

另外,品牌经营成為(wèi)物(wù)业企业竞争的主要手段,企业内部管理(lǐ)规范化程度需要上升到新(xīn)的高度。由总部统一制定政策、操作规范和目标考核體(tǐ)系,由业務(wù)部门负责在公司制定的框架下执行具體(tǐ)的业務(wù)。与此相对应,对公司总部在信息数据传输要求越来越高。同时,当今的消费者在选择办公地点时关注的不仅是房屋的质量、布局和园區(qū)的绿化,还有(yǒu)写字楼及小(xiǎo)區(qū)的物(wù)业管理(lǐ)水平。然而我國(guó)物(wù)业管理(lǐ)还处于发展阶段,物(wù)业管理(lǐ)还存在很(hěn)多(duō)的不足,近年来业主和物(wù)业管理(lǐ)公司纠纷不断,问题多(duō)多(duō),这对物(wù)业管理(lǐ)发展很(hěn)不利。因此业主和物(wù)业管理(lǐ)公司迫切要求采用(yòng)网络化的物(wù)业管理(lǐ)信息系统,提高物(wù)业管理(lǐ)效率,提升资源的共享利用(yòng)率,為(wèi)物(wù)业管理(lǐ)提供新(xīn)的经济增長(cháng)点和長(cháng)期可(kě)持续的发展空间。

而如何更好地运用(yòng)现代化管理(lǐ)手段,对于國(guó)内物(wù)业管理(lǐ)公司来说是一个极大的挑战。借鉴國(guó)外的商(shāng)业智能(néng)化物(wù)业管理(lǐ)理(lǐ)念以及國(guó)内优秀物(wù)业管理(lǐ)企业的管理(lǐ)模式,同时融入本身的管理(lǐ)要求,成為(wèi)每个物(wù)业管理(lǐ)公司所迫切关心的主题;而信息化、自动化、标准化管理(lǐ)理(lǐ)念的引入将是物(wù)业管理(lǐ)公司取得成功的快捷及必由之路。

面临的问题

物(wù)业管理(lǐ)工作的特点就是多(duō)、繁、杂,物(wù)业管理(lǐ)公司管理(lǐ)的内容(如合同签订、各项费用(yòng)的计算和收取,客户投诉建议、装修申请,房产维修申请以及保安消防,设备管理(lǐ),保洁卫生等)一样也不会少。物(wù)业管理(lǐ)如果没有(yǒu)应用(yòng)专业软件,那么在管理(lǐ)上将存在众多(duō)问题,如:

物(wù)业管理(lǐ)各物(wù)管部门诸多(duō)业務(wù)处理(lǐ)和操作工序繁杂,手工统计汇总工作量大、信息可(kě)靠性差。要保证各项工作保质保量完成,物(wù)业公司必须招聘更多(duō)的员工来完成这些工作,这势必加重物(wù)业管理(lǐ)企业的人力成本和管理(lǐ)成本。

缺乏标准化、规范化的科(kē)學(xué)管理(lǐ)手段,导致各公司物(wù)管部门在理(lǐ)解、贯彻、执行公司政策和法规方面存在差异。

各种经营决策所需的数据采集难、准确率低,所得数据具有(yǒu)滞后性。

各物(wù)管部门之间、部门与物(wù)管总公司之间数据信息不能(néng)共享、信息交换缓慢、管理(lǐ)成本高、工作效率低、重复作业多(duō);公文(wén)上传下达速度慢、沟通困难、信息传递失真等。

对业主的计费和收费只是人工计算和催交,往往造成遗漏给企业造成资金流失。

各工作人员被各种繁杂的事務(wù)所束缚,面向客户的工作精力有(yǒu)限,无法有(yǒu)效快速处理(lǐ)客户服務(wù)问题,导致客户投诉率高。

解决方案

我们基于对物(wù)业管理(lǐ)行业发展趋势的了解,在多(duō)年技术积累的基础上,遵循集中管理(lǐ)、信息共享的原则,打造物(wù)业管理(lǐ)企业的信息平台。系统提供完善的客户信息管理(lǐ),使企业能(néng)够快速查找定位客户的资料;通过对租赁合同的精准计算,使企业对每月的收款情况一目了然;自动生成缴费通知,使企业从繁重的手工操作中解脱出来,同时杜绝漏缴费的情况产生;对没有(yǒu)交费的客户及时追缴;对到期的租赁合同及时地自动提醒;及时与客户续租,减少客户资源的流失;准确的报表统计与分(fēn)析,為(wèi)企业的决策提供依据。

提高工作效率,很(hěn)大限度降低人力成本,营运成本,管理(lǐ)成本;

规范工作流程,让各项工作有(yǒu)条不紊顺利进行;

强化内部各部门协调与合作,创建高效有(yǒu)力的团队;

提升客户服務(wù)质量,降低客户投诉率,提高客户满意度;

充分(fēn)利用(yòng)软件采集的数据进行深度数据挖掘和全面统计分(fēn)析,為(wèi)科(kē)學(xué)决策提供依据。

将帮助物(wù)业管理(lǐ)走向管理(lǐ)正规化、工作程序化、决策科(kē)學(xué)化,有(yǒu)效提升企业核心竞争力。

系统特点

打破时间、空间的限制,针对多(duō)地域集团化公司,进行数据集中存储、实时共享的信息平台。

支持互联网连接,客户端只要能(néng)够上网就可(kě)使用(yòng),降低部署和运行成本。

可(kě)根据不同层级的操作人员的角色及工作内容设置相应的权限。

系统可(kě)根据楼盘、房间号、单元、楼层等信息,自动生成客户信息查索,减少了人工手工录入的繁琐和难度,提高了工作效率和准确性。

实现租赁管理(lǐ)功能(néng),包括新(xīn)增合同、审核合同、变更或续租合同、终止合同等功能(néng),同时提供对到期合同预警、待租房源查询等管理(lǐ)功能(néng)。

為(wèi)客户提供全面客服功能(néng),包括特约服務(wù)、维修服務(wù)、保安、保洁、商(shāng)務(wù)服務(wù)以及商(shāng)務(wù)会议等功能(néng),有(yǒu)偿收费方便灵活,既可(kě)以当时结算,也可(kě)以月底统一结算。

根据合同条款,有(yǒu)偿服務(wù)、应收的抄表类等,自动计算出每位客户应该缴纳的费用(yòng),对于未缴纳的客户可(kě)以及时的追缴。自动设置缴费通知单中的内容。

可(kě)以记录每个设备的基本属性、技术参数、检测参数和配件附件等详细信息,还可(kě)以编制设备保养计划和维修计划,并通过对保养计划和维修计划的有(yǒu)效执行保证设备处于良好的使用(yòng)状态,降低设备的维护成本并提高设备的使用(yòng)效率。

提供了“租赁统计”、“回款统计”、“应收款统计”、“台帐统计”、“账龄分(fēn)析”等多(duō)种报表,精准的账龄分(fēn)析表使企业对往来余额的时间分(fēn)布情况一目了然。

提供与办公软件无缝连接,可(kě)将查询、报表数据导出到Excel程序,进行进一步数据分(fēn)析。

功能(néng)介绍

本體(tǐ)管理(lǐ)

本體(tǐ)管理(lǐ)模块包括基础设置和统计分(fēn)析,基础设置的功能(néng)模块包括建立楼盘、楼宇、楼层、房间、車(chē)位广告位、片區(qū)等基础资料信息;设置各种计量表及表费信息及业主等信息;统计分(fēn)析是按楼盘楼宇等查询条件查询产权归属情况和各类房间占用(yòng)情况。

合同管理(lǐ)

合同管理(lǐ)模块是系统的核心内容。包括租赁、物(wù)业合同签订、续租、退租等商(shāng)務(wù)物(wù)业的业務(wù)和查询及租赁情况分(fēn)析。

客服管理(lǐ)

客户服務(wù)模块包括入住管理(lǐ)、装修管理(lǐ)、特约服務(wù)、会议管理(lǐ)、商(shāng)務(wù)服務(wù)管理(lǐ)、投诉管理(lǐ)、外联单位和统计分(fēn)析,实现通过租赁跟踪和管理(lǐ)各项服務(wù)的内容,帮助物(wù)业管理(lǐ)公司加强与客户的沟通,及时处理(lǐ)客户提出的服務(wù)申请,提高客户满意度。

结算管理(lǐ)

结算管理(lǐ)模块包括收款管理(lǐ)、付款管理(lǐ)、欠费追缴、费表管理(lǐ)、费项设置和统计分(fēn)析组成,通过按客户的租赁合同及各种表费、服務(wù)费用(yòng)集中计算和收取。

设施管理(lǐ)

设施管理(lǐ)模块实现建立设备档案、制定和执行设备保养计划、管理(lǐ)设备保养记录和设备故障记录等功能(néng),实现管理(lǐ)处对写字楼内各项设备的全面管理(lǐ)。设备管理(lǐ)模块同时提供工程图纸的管理(lǐ)功能(néng),方便工程人员管理(lǐ)和查询工程图纸。

业務(wù)提醒

主要包括租金收取提醒、租金变更提醒,合同到期提醒和业務(wù)处理(lǐ)等。

服務(wù)申请

租户/业主通过電(diàn)话、互联网等进行服務(wù)申请、服務(wù)预约、服務(wù)质量评价、以及服務(wù)处理(lǐ)流程的全程跟踪和历史服務(wù)记录的查询。

客户投诉

客户通过電(diàn)话、互联网等进行投诉并对投诉处理(lǐ)结果进行评价,也可(kě)以对投诉处理(lǐ)流程进行全程跟踪,或查询历史投诉记录。

费用(yòng)查询

客户通过互联网实时查询任意期间的常规费用(yòng)、抄表费用(yòng)、車(chē)位费用(yòng)、临时费用(yòng)以及交款和欠款情况。客户查询的所有(yǒu)数据均来自物(wù)业管理(lǐ)系统,查询的数据是经过审核的数据。

综合功能(néng)

流程管理(lǐ)

包括发起新(xīn)的业務(wù)流程、处理(lǐ)待办事宜,查看已办事宜等功能(néng)。流程管理(lǐ)是整个协同办公系统的重要组成部分(fēn),用(yòng)户发起新(xīn)的业務(wù)流程,也可(kě)以监控流程处理(lǐ)状态并通过邮件、短信等方式对业務(wù)流程进行催办。

领导查询

领导查询模块可(kě)以方便、快捷地查询各种报表。使物(wù)业高级管理(lǐ)人员对业務(wù)过程和企业资源进行科(kē)學(xué)、有(yǒu)效、及时的优化配置、监管和严格控制。

职位管理(lǐ)

职位管理(lǐ)模块是建立本公司内部的各种职位和部门信息。

人事管理(lǐ)

人事管理(lǐ)模块是输入企业人员信息及人员的调动、任职等信息,包括人员信息管理(lǐ)、劳动关系管理(lǐ)、人事业務(wù)处理(lǐ)、人员分(fēn)组和综合统计分(fēn)析。

权限管理(lǐ)

权限管理(lǐ)模块是分(fēn)配各个操作员的操作权限,包括角色类型、角色维护、用(yòng)户定义、用(yòng)户权限分(fēn)配和日志(zhì)管理(lǐ);角色类型、用(yòng)户定义以及权限分(fēn)配等功能(néng)。权限分(fēn)配能(néng)够将人员通过定义不同的角色以及该角色具有(yǒu)的功能(néng)权限和数据权限。日志(zhì)管理(lǐ)可(kě)以查询出登陆人员的登陆时间、操作过程等信息。

物(wù)业公告

物(wù)业管理(lǐ)处可(kě)以通过此功能(néng)在网上及时发布各种物(wù)业管理(lǐ)信息。

企业论坛

提供给业主和物(wù)业管理(lǐ)人员发表意见和沟通感情的交流平台。通过此平台,增加物(wù)业管理(lǐ)的透明度,更好的促使物(wù)业管理(lǐ)处為(wèi)业主提供专业化的服務(wù)。

行政管理(lǐ)

提供物(wù)业管理(lǐ)过程中所涉及到的行政管理(lǐ)网络办公平台。包括公共信息、新(xīn)闻中心、公文(wén)管理(lǐ)、规章制度、会议管理(lǐ)、車(chē)辆管理(lǐ)、行政管理(lǐ)和费用(yòng)申报管理(lǐ)等。